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21 consigli per spedire un’email impeccabile

2 minuti lettura

Anche un’email ha la sua netiquette. Non vi sono ovviamente delle regole universali a cui attenersi, più che altro delle linee guida che possono aiutarti a non commettere errori.

Il primo vantaggio dell’email è quello di poter comunicare velocemente e a più persone contemporaneamente, ma il grande limite è che ciò che scriviamo può essere molte volte frainteso.emailnetiquette

Di seguito 21 punti che possono aiutarti a scrivere un’email impeccabile:

  1. Dai un’ultima letta prima di inviare un’email, onde evitare errori ortografici imbarazzanti, ripetizioni e per assicurarti che il messaggio renda ciò che vuoi dire.
  2. Non dimenticarti il “Rispondi a tutti”! Rispondere è bene, rispondere a tutti è meglio!
  3. Non essere prolisso, un’email con poco testo, breve e concisa è sempre la cosa migliore.
  4. Se devi rispondere ad una richiesta fatta, riprendi sempre il testo dell’email precedente per dare continuità al discorso.
  5. Metti sempre l’oggetto, che, anche se molto breve, deve sempre rendere l’idea del contenuto dell’email.
    Se non è così potrebbe anche venir cestinata.
  6. Prima di inoltrare un’email assicurati di cancellare il testo che non vuoi che il destinatario legga (o anche l’indirizzo di chi te l’ha inviata). Questa è fra le prime cause di brutte figure.
  7. In caso di dubbio, invia semplici messaggi di testo, senza ghirigori o HTML.
  8. Trattieniti dall’inviare le classiche “catene di Sant’Antonio”!
  9.  Assicurati sempre di utilizzare un buon antivirus, aggiornato in modo da non veicolare inconsciamente virus, diventando un tramite per la spam.
  10. Fai sapere che l’email che hai ricevuto è stata letta. Spesso le persone si chiedono se il loro messaggio è arrivato o se è finito in spam. Sollevale da ogni dubbio.
  11. Se devi mandare un allegato, scrivilo sempre nel messaggio testuale, in modo da accorgertene in caso ti dimenticassi di allegare il file.
  12. Per evitare l’errore riportato al punto 11, segui sempre questa sequenza: Allegato – Oggetto- Testo – Destinatario.
  13. Rispetta la sintassi anche nelle email. Sono comunicazioni veloci, ma non per questo devono essere poco curate.
  14. Non utilizzare acronimi come se piovesse! Aiutati con quelli più diffusi come FYI (For Your Information) o CVD (Come volevasi dimostrare), ma prediligili per comunicazioni fra colleghi non con clienti o fornitori.
  15. Ridimensiona le immagini se devi inserirle in una email.
  16. Anche se sei un tipo/a simpatico/a e divertente, minimizza l’utilizzo della tua ironia nelle email… non sai se la persona dall’altra parte potrà apprezzare.
  17. Controlla bene l’indirizzo del destinatario, non tanto che sia corretto, ma che sia effettivamente quello della persona a cui vuoi inviare l’email.
  18. Nel dubbio, termina la tua email con un semplice “Grazie”.
  19. Metti sempre la tua firma in calce, da l’idea di serietà e professionalità.
  20. Comprimi i file prima di inviarli!
  21. Se ti augurano un buon weekend, non rispondere un semplice “Anche a te”. Poco testo è bene… ma così poco è fastidioso!

Detto ciò, c’è qualche punto che ti suona familiare?

 

Elena Ioverno

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