L’email è uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati, basti pensare che nel 2015 il numero medio di email che un italiano ha ricevuto è stato di circa 30 messaggi al giorno se non di più.
Ed è anche il più utilizzato per contattare potenziali clienti, fungendo da biglietto da visita.
Diventa allora importante non solo creare un contenuto che veicoli il giusto messaggio, ma comunicare professionalità anche attraverso ciò che molto spesso viene trascurato o realizzato in modo approssimativo: la firma in calce all’email.

In questa breve guida vi riporteremo alcuni punti da tenere in considerazione per la realizzazione di una firma perfetta.

Iniziamo dalla forma.
Keep it short.
La firma di un’email è una sorta di biglietto da vista. Deve comunicare chi è il mittente, a che realtà appartiene e come fare per contattarlo.
Anzitutto vi deve essere riportato il nome e cognome, l’indirizzo e il numero di telefono. Tre righe, non di più.

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Non occorre includere il legal disclaimer o la verifica della scansione antivirus.
Usate poca grafica, a nessuno piace una firma ridondante al limite del kitsch. Se proprio volete inserire elementi grafici salvate l’immagine da qualche parte, ad esempio sul server del sito, e create un link al vostro codice HTML.

Si possono includere i link ai social media?
Se l’azienda per cui lavorate ha una pagina Facebook o un account Twitter che aggiorna con frequenza condividendo post e notizie utili, perché no!
Anche in questo caso è meglio farlo con discrezione. Non inserite le icone di ogni profilo social che la vostra azienda ha creato, ma solo quelli veramente utili. Meglio ancora se le icone riprendono gli stessi colori del logo aziendale e sono esteticamente gradevoli.

Per una firma ordinata consigliamo di utilizzare le tabelle, in quanto permettono di avere un buon controllo sul layout visivo, inoltre è possibile visualizzare la firma da mobile vista la loro scalabilità.

Passiamo ora al contenuto.
Come detto, nella firma è essenziale includere il proprio nome (se si vuole essere un po’ meno formali e simpaticamente scanzonati, si può omettere il cognome), il nome dell’azienda, il vostro sito web e il numero di telefono.

Non vi dimenticate di inserire il prefisso internazionale, soprattutto se lavorate con l’estero! Questo faciliterà le cose al ricevente dell’email che vi contatterà più agevolmente senza ricercare il vostro prefisso online.
Il fax? Ormai il fax lo si potrebbe tranquillamente omettere ma, strano a dirsi, ancora moltissime persone inviano fax e se sapete che la maggior parte dei vostri clienti vi è molto affezionata, è consigliabile inserirlo.

Se siete delle persone creative e poetiche, non fatevi trasportare eccessivamente riportando nella vostra firma aforismi o pensieri. In questo caso sarebbero superflui e andrebbero solo che ad appesantire la firma.

Pubblicizzare i propri servizi nell’email è bene?
Non c’è nulla di male nell’includere un po’ di pubblicità dei vostri servizi nell’email, magari trovate un modo alternativo di proporli ma non elencateli tutti… Se susciterete curiosità, sarà il vostro futuro cliente a chiedervi maggiori informazioni.

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Ora qualche dritta tecnica per la sua realizzazione.

Usate il CSS inline, è old school ma è meglio per la formattazione, è invece sconsigliato HTML5.
Prima di iniziare ad utilizzare la vostra nuova firma, fate qualche test inviando un’email di prova a diversi client come Outlook, Gmail, Yahoo per vedere se funziona in tutti.

Infine vi sarebbe una lista lunghissima di cose da fare e non fare, che qui non abbiamo riportato volutamente per non creare confusione e soprattutto per lasciarvi liberi di decidere come presentarvi, lasciando spazio alla vostra personalità e a quella della vostra azienda.