La netiquette per una firma email perfetta

By |25/05/2016 - 17:02|News|0 Comments

In questa breve guida vedrai quali punti occorre tenere in considerazione per la realizzazione di una firma email perfetta.

L’email è uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati, basti pensare che nel 2015 il numero medio di email che un italiano ha ricevuto è stato di circa 30 messaggi al giorno.

Diventa allora importante non solo creare un contenuto che veicoli il giusto messaggio, ma comunicare professionalità anche attraverso la firma in calce all’email, la quale fungerà da biglietto da visita.

La forma

La firma di un’email è come un biglietto da vista. Deve comunicare in maniera sintetica: chi è il mittente, a che realtà appartiene e i riferimenti per contattarlo. Dev’essere riportato il nome e cognome, il ruolo aziendale, l’indirizzo dell’ufficio, i recapiti telefonici e mail. Tre righe, non di più.

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Usa poca grafica: a nessuno piace una firma ridondante al limite del kitsch. Se desideri includere degli elementi grafici, salva l’immagine da qualche parte, ad esempio sul server del sito, e crea un link al codice HTML.

Puoi inserire anche i tuoi riferimenti social media, LinkedIn può essere molto apprezzato poiché dà maggiori informazioni sulla tua professionalità (purché il tuo profilo sia sempre aggiornato), oppure quelli dell’azienda.

Per una firma ordinata, consigliamo di utilizzare le tabelle, in quanto permettono di avere un buon controllo sul layout visivo. Sono inoltre scalabili, rendendo efficace la visualizzazione da mobile.

Il contenuto

Come detto, nella firma è essenziale includere il proprio nome e cognome (salvo casi particolari), il ruolo che ricopri, il nome dell’azienda e la sede in cui lavori.

Fondamentali sono i recapiti telefonici, fisso e mobile, ricordando il prefisso internazionale se ti relazioni col mercato estero.

Fai in modo di essere trovato sul web! Oltre a sopracitati profili social media, indica il tuo sito web, o quello aziendale, al fine di generare traffico e aumentare il coinvolgimento verso il tuo brand.

Pubblicizzare i propri servizi nell’email?

A seguito della tua firma puoi anche inserire in collegamento ad un servizio che offri.

Non inserire tutti i servizi, ma solo quello che pensi sia utile per il destinatario della mail. Non risultare fuorviante o permettergli di pensare che ricerchi solamente una relazione limitata alla vendita. Lo scopo è stimolare l’interlocutore, metterlo a conoscenza di ciò che offri e creare un rapporto commerciale profittevole nel lungo periodo.

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Realizzazione tecnica

Puoi utilizzare il CSS inline, è old school. In termini di formattazione, è invece sconsigliato HTML5.

 

Prima di iniziare ad utilizzare la tua nuova firma, ricorda di fare qualche test inviando un’email di prova a diversi client, come Outlook, Gmail, Yahoo, al fine di comprendere che venga visualizzata correttamente da tutti.

Ricorda infine che ti abbiamo fornito solo dei consigli. Ogni professionalità ed ogni brand vanno comunicati in relazione al loro pubblico di riferimento, pertanto ciò che vale per uno, può non valere per l’altro. Nessuno conosce meglio di te i tuoi destinatari, quindi non rinunciare mai a seguire le tue idee e la tua esperienza.

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