La posta elettronica certificata, che definisce quel sistema che a differenza di una email tradizionale consente l’invio e la ricezione di posta PEC con valore legale, entro la fine del 2024 diventerà a tutti gli effetti interoperabile su scala europea.
La PEC è uno dei risultati della sedimentazione di varie normative inserite nel percorso di digitalizzazione del nostro Paese, con l’obiettivo di sollecitare la dematerializzazione dei processi documentali. Il sistema, nel corso degli anni, ha acquisito una sempre più crescente centralità giuridica: l’obbligo è scattato a novembre 2009 per i professionisti e Pubbliche Amministrazioni, a novembre 2011 per le società, a giugno 2013 per le ditte individuali.
Ma come adeguare la propria PEC al nuovo standard europeo?
Indice dei contenuti:
Che cos’è la PEC
La posta elettronica certificata è un mezzo di comunicazioni digitale che consente di inviare e ricevere email con valore legale, equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Quali vantaggi offre rispetto alla posta tradizionale?
La PEC garantisce che il contenuto del messaggio non venga alterato durante la trasmissione, consegnando al mittente la ricevuta dell’effettiva consegna del messaggio. Questo avviene tramite un sistema di crittografia che protegge i dati e rende le comunicazioni sicure e inalterabili.
La posta PEC è, quindi, fondamentale per inviare documenti e comunicazioni ufficiali in quanto fornisce una prova legale dell’invio e della ricezione. Inoltre, grazie all’introduzione del domicilio digitale per i privati cittadini, vi è la possibilità di eleggere la propria posta elettronica certificata sull’INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali) per ricevere tutte le comunicazioni con valore legale da parte della Pubblica Amministrazione (ad esempio notifiche relative ad accertamenti, multe, rimborsi fiscali e detrazioni d’imposta) direttamente nella propria casella PEC, senza più doversi recare presso gli uffici preposti.
PEC europea: come funziona l’adeguamento
Con la definizione a giugno 2022 dello standard ETSI EN 319 532-4, la PEC ha ampliato i suoi confini diventando un sistema di comunicazione qualificata a livello europeo.
Per diverso tempo, infatti, la sua diffusione è stata appannaggio solamente del nostro Paese poiché, pur soddisfacendo i requisiti del servizio elettronico di recapito certificato (SERC), si sottraeva al criterio qualificato europeo (SERCQ) che implica la verifica dell’identità degli utilizzatori.
Per come l’abbiamo conosciuta, la PEC italiana conferisce alle comunicazioni valore legale, l’equiparabile di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento, ma non certifica l’identità del titolare della casella.
Il nuovo standard definisce le caratteristiche della CSI (Common Service Interface), ovvero l’interfaccia tecnologica che consente il dialogo sicuro tra gli utilizzatori di servizi di recapito qualificato, e introduce una modalità di comunicazione inedita in UE, e solo parzialmente in Italia, che prevede:
- la verifica dell’identità dei titolari di caselle PEC, indipendentemente dal Paese di residenza;
- l’integrità del contenuto;
- l’avvenuto invio e la corretta ricezione del messaggio.
Pertanto, compatibilmente con la nuova PEC europea, i titolari di una casella possono già provvedere ad allineare la propria PEC ai requisiti del servizio di recapito certificato qualificato definiti dell’ETSI, l’Istituto Europeo per le norme di Telecomunicazioni, effettuando due step:
- il riconoscimento del titolare della PEC
- l’attivazione dell’autenticazione a 2 fattori (2FA)
Come attivare la PEC europea
Come accennato, sono due i passaggi necessari per adeguare la propria casella PEC agli standard europei.
Riconoscimento titolare casella PEC
Il primo step prevede la verifica dell’identità di Persone Fisiche o Rappresentanti Legali della Persona Giuridica a garanzia di attendibilità del mittente del messaggio e può essere eseguito tramite uno dei regimi di identificazione elettronica riconosciuti dalla Commissione europea:
- SPID
- Firma digitale
- Firma digitale remota
- Carta d’Identità Elettronica (CIE 3.0)
- Tessera Sanitaria – Carta Nazionale dei Servizi
- DVO con operatore
Autenticazione a 2 fattori (2FA)
L’autenticazione a due fattori garantisce un livello di protezione aggiuntivo al tuo account di posta. Ciò significa che, oltre all’inserimento delle credenziali (nella fattispecie indirizzo PEC e password), verrà richiesto un codice di autenticazione per accedere al servizio.
Riceverai questo codice sul dispositivo precedentemente verificato a seconda della modalità di ricezione scelta:
- Notifica PUSH su dispositivo Mobile tramite APP
- Token OTP su APP Mobile
- Token OTP via SMS
Una volta attivata la verifica in 2 passaggi, dunque, per consultare la tua posta dovrai sia utilizzare l’indirizzo PEC e la relativa password, sia autorizzare l’accesso confermando la notifica PUSH o inserendo la One Time Password (OTP).
I vantaggi della PEC europea
La valenza legale e la sicurezza delle comunicazioni rappresentano i più evidenti vantaggi della PEC: le ricevute possono essere utilizzate in ambito di contenzioso a riprova dell’invio e della ricezione di un messaggio. Allo stesso modo, il sistema garantisce l’integrità dei contenuti inviati a mezzo PEC.
Il servizio, rispetto all’equiparabile raccomandata A/R, prevede un risparmio notevole in termini di costi e tempo e offre protezione da posta indesiderata (virus, spam); inoltre, è accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
Con l’avvio ufficiale della PEC europea, previsto entro la fine del primo quadrimestre del 2024, la tua casella acquisirà alcune nuove caratteristiche:
- Comunicazioni aventi valore legale con Pubbliche Amministrazioni, utenti, enti ed imprese europee.
- Intestazioni aggiuntive in tutti i messaggi di posta.
- Validità dei messaggi estesa a 30 anni.
La tua posta PEC con Shellrent
Scegliendo di attivare una posta PEC con Shellrent, hai la possibilità di registrare un dominio generico (es: [email protected]) oppure personalizzato, semplicemente certificando il nome di dominio (es: [email protected]).
Il nostro servizio si struttura attorno a tre piani che si differenziano in base ai GB a disposizione (comunque espandibili) e per la dimensione dello spazio di archiviazione, che permette di tenere al sicuro le email anche a distanza di anni.
Tutte le soluzioni garantiscono:
- Validità legale dei messaggi.
- Ricevuta di consegna o di mancata ricezione.
- Notifica email e/o sms.
- Accesso online tramite webmail.
- Possibilità di adeguarsi alla PEC europea, effettuando le procedure di riconoscimento e di attivazione della verifica 2FA descritte in precedenza.
Per una maggiore tutela di informazioni e dati, Shellrent offre la possibilità di attivare il Backup PEC Security Pro: si tratta di un servizio aggiuntivo che esegue in modo periodico e automatico il backup della casella PEC tramite cui potrai recuperare tutti i dati dagli ultimi due backup mensili, semestrali e annuali effettuati.
In caso di imprevisti, avrai una copia delle tue email sempre disponibile per la consultazione. Per farlo, dovrai effettuare il download del backup che scaricherà i file in formato MBOX pronti per essere importati nei principali client di posta (Outlook, Apple Mail, ecc.).lle tue email sempre disponibile per la consultazione. Per farlo, dovrai effettuare il download del backup che scaricherà i file in formato MBOX pronti per essere importati nei principali client di posta (Outlook, Apple Mail, ecc.).
