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Smart working: le piattaforme per lavorare bene

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Smart working NEWS
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L’emergenza Coronavirus attualmente in corso ha accelerato i tempi spingendo numerose aziende a testare lo smart working, la modalità di lavoro agile rincorsa da ormai diverso tempo. La Legge 81/2017, fornisce le indicazioni da seguire in materia: in particolare, è essenziale l’elemento di volontarietà tra le parti che definiscono la durata, il preavviso, la modalità e il potere di controllo.

In generale, possiamo definire lo smart working come una filosofia manageriale che dona maggiore flessibilità organizzativa ai lavoratori e, al contempo, li invita ad una maggiore responsabilizzazione sulle performance. È un nuovo approccio al metodo di lavoro e di collaborazione aziendale che tocca alcune aree chiave:

  • Leadership: il rapporto tra manager e dipendente passa dalla filosofia del controllo alla fiducia.
  • Organizzazione: occorre adattare gli spazi e l’ambiente circostante per svolgere al meglio il lavoro, fuori dall’ufficio.
  • Tecnologie collaborative: essenziale è la scelta delle piattaforme e dei sistemi di comunicazione da utilizzare.

È il lavoro che si adatta all’uomo e ai suoi spazi, ponendo al centro la persona, cercando di responsabilizzare il lavoratore e rendendolo autonomo nelle tempistiche ma consapevole nell’obiettivo e nei risultati da raggiungere.

È proprio in quest’ottica che l’innovazione tecnologia supporta lo smart working: le tecnologie collaborative permettono di mantenere l’operatività aziendale, favorendo la collaborazione tra i team.

Che strumenti in Cloud utilizzare?

Come team, noi di Shellrent abbiamo voluto dare il nostro contributo a sostegno dell’intero territorio nazionale, offrendo istanze Server Cloud gratuite per 3 mesi per supportare aziende, lavoratori, cittadini e imprenditori in difficoltà, con l’obiettivo di favorire lo smart working e la connettività.

Ecco la nostra lista di strumenti da utilizzare durante il lavoro da remoto:

  • Istanze Server Cloud per il deploy dei software: non possiamo non includere il nostro servizio Cloud gratuito per 3 mesi, reso disponibile per l’iniziativa Solidarietà Digitale, ideale per eseguire il deployment dei tuoi software e garantire la continuità del processo operativo.
  • Chat aziendale: non potendo essere a stretto contatto con i tuoi colleghi, serviti di una chat aziendale veloce e con molte potenzialità per comunicare in tempo reale. Mattermost è l’applicazione di Team Collaboration più utilizzata. Crea in pochi istanti il tuo server e inizia a chattare con i tuoi collaboratori ovunque ti trovi.
  • Audio e video-conferenze: Continua la tua normale operatività tramite videocall. Se sei un docente condividi il tuo schermo grazie a Big Blue Button, oppure crea Stanze per ospitare i meeting, o partecipare ad altri meeting utilizzando collegamenti brevi.

Scopri gli strumenti che mettiamo a disposizione per rendere efficace e semplice il tuo smart working: condivisione di file, webinar e conference call, sfotware in cloud e chat aziendale cifrata!

Gli strumenti messi a disposizione delle aziende di tutta Italia sono molteplici. L’iniziativa Solidarietà Digitale promossa dal Ministro per l’Innovazione tecnologica e la Digitalizzazione, con il supporto Agenzia per l’Italia Digitale, mira a ridurre l’impatto sociale ed economico causato dallo stop forzato per l’emergenza sanitaria in corso. La routine lavorativa e le abitudini di tutti sono cambiate, per certi aspetti probabilmente per sempre.

Sono molte le imprese che hanno messo a disposizione prodotti e servizi, specialmente in ambito connettività, informatico e formativo.

solidarietà digitale

Quali sono i migliori strumenti per lo smartworking in ambito Project Management?

Il Project Management è sicuramente di fondamentale importanza quando si tratta di dover lavorare in smartworking: non avendo la possibilità di vedersi in ogni momento come avverrebbe tradizionalmente in ufficio, sarà fondamentale organizzare al meglio il lavoro e progettarlo stabilendo degli obiettivi a breve e a medio termine.
Si possono sfruttare a tal senso degli strumenti di Project Management condivisi che possono rivelarsi realmente efficaci sotto questo punto di vista.

1. Trello

Trello è particolarmente utile per poter avere un piano condiviso in cui poter inserire tutte le attività da fare durante il giorno, stabilendone anche un color code relativo all’importanza. Questo strumento è accessibile dal web ed è gratuito.

2. Asana

Asana è uno strumento molto utile per tale attività proprio perché permette una comunicazione complessiva ed efficace di tutte le attività aziendali. Qui si potranno infatti trovare delle dashboard in cui sono inserite le attività da svolgere, sfruttando così l’assegnazione dei lavori a chi questi spettano. È inoltre un utile mezzo di collaborazione anche con i clienti, proprio perché ognuno può avere un ruolo, con delle schermate accessibili oppure vietate.
Anche in questo caso sarà presente una versione gratuita e una a pagamento, con delle funzionalità aggiuntive rispetto alla prima.

3. ClickUp

ClickUp viene definito in maniera decisamente più specifica come un software destinato all’incremento della produttività aziendale. Difatti, questo riesce anche ad effettuare delle statistiche e dei report relativi ai progetti in esso inseriti. È utile all’azienda non soltanto per questo motivo, ma anche per la possibilità di trasferire i file da un pc all’altro e assegnare le varie attività in maniera decisamente più organizzata.

4. Basecamp

Si potrà scegliere Basecamp qualora si avesse la necessità anche di scambiarsi numerosi file direttamente su un unico portale, garantendo così l’accessibilità. Qui saranno anche presenti in home tutte le scadenze, nonché le to do list da poter spuntare una volta terminata l’attività, in modo tale da poter ricevere delle nuove assegnazioni da parte di chi di dovere.

5. Airtable

Airtable è certamente ottimale per poter avere delle valide funzionalità in cloud: il team avrà modo di essere collaborativo in tutte le bacheche che si andranno a creare, in modo tale da poter organizzare al meglio le attività in ogni momento. Relativamente a questo programma, sarà disponibile sia una versione gratuita che una a pagamento per poter godere di ulteriori funzionalità. Quest’ultima avrà un costo di circa 8 euro al mese per ogni utente, tuttavia porterà a molteplici vantaggi durante l’uso.

6. Jira

È uno strumento ideale per team che usano Scrum o Kanban e permette agli utenti di creare delle vere e proprie roadmap di progetto per mappare e gestire il flusso di ogni singolo progetto.
L’interfaccia in modalità drag&drop è molto intuitiva e il team potrà avere accesso anche a strumenti di design e monitoraggio e al codice sorgente.

Quali sono i migliori strumenti per lo smartworking in ambito Online Meeting?

Degli strumenti per i meeting sono molto importanti per poter organizzare delle riunioni con tutti i propri colleghi del team di lavoro, in modo tale da potersi sincronizzare sulle attività da svolgere e avere una comunicazione attiva ed efficace, esattamente come se ci si organizzasse in sala riunione dal vivo, direttamente dall’ufficio.

1. Microsoft Teams

Microsoft Teams è sicuramente l’applicazione che viene maggiormente utilizzata in ambito lavorativo dalla maggior parte delle aziende e le motivazioni sono molteplici.
In primo luogo si avrà la possibilità di creare dei gruppi in cui poter inserire tutti i dipendenti che lavorano in quel contesto; grazie ad essi sarà sufficiente cliccare il tasto di chiamata per poter telefonare tutto il team in maniera facile e veloce.
Utilizzando i meeting di Microsoft Teams, inoltre, si potrà condividere lo schermo e anche il proprio stesso dispositivo, in modo tale da ottimizzare parecchie attività.

2. Google Meet

Google Meet è tra le applicazioni maggiormente conosciute appartenenti al mondo di Google, la quale ha certamente avuto un notevole successo dall’inizio delle attività di Smart Working. Il vantaggio di Google Meet è che si può generare un link invitando tutto il proprio team a partecipare in ogni momento, in modo tale da ottimizzare notevolmente i tempi durante le riunioni.
Ci sarà anche presente una comoda chat in cui poter conversare senza disturbare i propri colleghi durante le ore lavorative.

3. Skype

Skype è certamente tra le più utilizzate applicazioni per poter utilizzare sia i servizi di messaggistica istantanea, sia quelli relativi alle riunioni e ai meeting. Il vantaggio principale di Skype è proprio dato dalla possibilità di scaricare l’applicazione su tutti i propri dispositivi, in modo tale da poter partecipare alle attività lavorative anche quando non si è in servizio, qualora ve ne fosse l’urgenza.

4. Zoom

Zoom Meeting era un’applicazione particolarmente conosciuta negli Stati Uniti, ma che poi ha trovato una certa fama anche nel nostro smartworking. Questa è utile per la possibilità di ospitare anche delle riunioni con infiniti partecipanti, tuttavia la sua versione gratuita ha delle forti limitazioni relative al tempo. È infatti possibile tramite essa fare dei meeting di solo un’ora. Nella sua versione a pagamento è sicuramente tra le applicazioni migliori per le riunioni digitali.

5. Webex

Webex è certamente lo strumento migliore che si ha a disposizione quando si ha intenzione di organizzare un webinar. Questo è perfettamente organizzato al fine di garantire un utilizzo comodo sia per l’organizzatore che per chi partecipa. Sarà infatti disponibile una chat per gli utenti, ma anche degli strumenti validi per l’organizzatore per gestire al meglio la riunione.

6. Jitsi Meet

Jitsi è uno strumento open-source e, di conseguenza, gratuito e distribuito sotto licenza apache, Jitsi Meet non richiede alcun tipo di registrazione o indirizzo email ma basterà semplicemente avviare la call e condividere il link generato con i vari partecipanti.
Alcune funzioni utili sono la condivisione dello schermo mantenendo comunque attiva la propria webcam, il live streaming e la condivisione nativa in videoconferenza da YouTube.

7. Big Blue Button

Big Blue Button è un software open-source ideale per videoconferenze e meeting online. Tra i punti a favore c’è la possibilità di utilizzare una lavagna interattiva per più utenti, utilissima in caso di e-learning o corsi di apprendimento online.
È meno intuitivo da configurare ma, con un po’ di pazienza, avrai a disposizione uno strumento davvero completo.

Quali sono i migliori strumenti per lo smartworking in ambito Calendari?

Avere un calendario condiviso con tutti i colleghi in cui poter inserire scadenze e riunioni programmate è sicuramente un metodo per poter organizzare al meglio la giornata lavorativa e le attività da portare a termine. Per questo motivo citiamo anche degli strumenti che possono essere realmente utili sotto questo punto di vista.

1. Calendly

Calendly è certamente lo strumento maggiormente utilizzato nello smartworking, creando uno spazio condiviso in cui il tutto verrà organizzato tramite scadenze, in modo tale da avere una visione complessiva delle attività da portare a termine.

2. Google Calendar

Google Calendar è particolarmente conosciuto anche perchè è presente su tutti i nostri dispositivi Android di default. Il vantaggio di Google Calendar è che si possono avere sia le attività lavorative che quelle personali inserite, semplicemente utilizzando dei differenti account in modo da non condividerle con gli altri.
In più, semplicemente invitando i propri colleghi nelle attività da inserire, utilizzando la loro email, l’evento si creerà in automatico, risultando sui dispositivi di tutti.

3. Monday.com

Questa applicazione è utile per poter gestire la propria produttività. Inserendo tutte le attività da svolgere ci sarà un sistema che le organizzerà al meglio per farle gestire dall’intero team di lavoro e intervento sui differenti task.

Quali sono i migliori strumenti per lo smartworking in ambito Chat e Messaggistica?

Le applicazioni di messaggistica istantanea sono fondamentali quando di tratta di dover lavorare direttamente da casa, proprio perché solo grazie a queste sarà possibile una comunicazione immediata, esattamente come se ci si trovasse nello stesso posto.

1. Skype

Skype è certamente tra le più utilizzate applicazioni per poter utilizzare sia i servizi di messaggistica istantanea, sia quelli relativi alle riunioni e ai meeting. Il vantaggio principale di Skype è proprio dato dalla possibilità di scaricare l’applicazione su tutti i propri dispositivi, in modo tale da poter partecipare alle attività lavorative anche quando non si è in servizio, qualora ve ne fosse l’urgenza.

2. Slack

Un’altra delle applicazioni migliori relative alla messaggistica è certamente Slack, la quale consentirà davvero tantissime funzionalità anche per poter ottimizzare tutte le attività che si ha la necessità di portare a termine. Slack è gratuita e si potrà comunicare con tutti gli altri iscritti in maniera facile e veloce.

3. Google Chat

Google Chat è un servizio offerto gratuitamente da Google in cui sarà possibile accedervi semplicemente possedendo un account Gmail oppure una Suite personalizzata basata proprio su questo servizio offerta dalla propria azienda. Ad ogni modo, qui sarà possibile intraprendere delle chat private oppure di gruppo, organizzandosi come meglio si preferisce sotto questo punto di vista.

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams è sicuramente l’applicazione che viene maggiormente utilizzata in ambito lavorativo dalla maggior parte delle aziende e le motivazioni sono molteplici.
In primo luogo si avrà la possibilità di creare dei gruppi in cui poter inserire tutti i dipendenti che lavorano in quel contesto; grazie ad essi sarà sufficiente cliccare il tasto di chiamata per poter telefonare tutto il team in maniera facile e veloce oppure messaggiare con tutti i componenti del gruppo.

5. Discord

Discord è perfetto per tutti coloro che hanno intenzione di avere più funzionalità in una sola applicazione: qui, infatti, sarà possibile chattare, ma anche organizzare delle stanze in cui tenere delle riunioni, senza però disturbare tutti gli altri. Difatti si potrà anche spegnere il proprio microfono e non entrare nella sezione riservata proprio alle conversazioni audio.

6. Mattermost

Mattermost è una soluzione open-source che può essere hostata sul tuo server per avere il pieno controllo dei dati, semplicemente impostando in fase di installazione il proprio server e dominio.
L’interfaccia utente è multilingue e tra i vantaggi troviamo la visualizzazione in anteprima dei vari link inviati nel thread della chat.

I vantaggi dello smart working per i lavoratori

Quali sono i principali vantaggi dello smart working per i lavoratori?

  • Instaurare un rapporto di fiducia con i colleghi e, soprattutto, con i responsabili e i titolari.
  • Maggiore flessibilità, sia in termini di orari che di spazi.
  • Migliore gestione del tempo, si concilia meglio l’equilibro tra la vita personale e quella lavorativa.
  • Maggiore consapevolezza e responsabilizzazione nel raggiungimento degli obiettivi.

I vantaggi dello smart working per le aziende

Quali sono i principali vantaggi dello smart working per le aziende?

  • Aumento della produttività: chi ha detto che lavorare in smart working sia un rischio? Il lavoratore, sentendosi responsabilizzato e potendo guadagnare in termini di equilibrio, sarà spinto a dare il massimo. Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano il modello di smart working può portare a un incremento di produttività del 15%.
  • Riduzione dei costi: l’abbattimento dei costi fissi e variabili grazie allo smart working è un vantaggio da considerare. Anche l’utilizzo delle famose tecnologie collaborative descritte prima permette di ottimizzare i vari processi.
  • Aumento della brand awareness: distingui la tua azienda dai competitor e rendila più attrattiva agli occhi di partner e dipendenti. In Italia il mondo dello smart working è appena iniziato ma in futuro ci aspettiamo una rivoluzione.
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I nostri consigli per affrontare lo smart working

Quali consigli possiamo darti per affrontare al meglio questo periodo?

  • Metti in sicurezza i computer e l’attrezzatura che utilizzi per lavorare: è compito dell’azienda fornire un prodotto aggiornato e sicuro.
  • Metti in sicurezza il collegamento tra l’azienda e il computer remoto: per garantire ai lavoratori un accesso sicuro, l’azienda deve configurare una VPN interna all’azienda così da rendere i dati intercettabili, soprattutto se da remoto si utilizzano reti Wi-Fi poco sicure.
  • Fai attenzione alle truffe via mail, che facendo leva sul coronavirus, promuovono prodotti dalle dubbie funzionalità o addirittura malware.
  • Sfrutta la chat aziendale per comunicare e collaborare con i colleghi per essere sempre aggiornati sulla situazione aziendale
  • Gestisci il tempo a tua disposizione e il multitasking: affronta le tue ore di lavoro con la giusta consapevolezza.
  • Organizza gli spazi fisici: crea il tuo angolo dedicato al lavoro, proprio come se fossi in ufficio, e separalo dal resto della casa, migliorerà il tuo equilibrio mentale.
  • Fai una lista delle cose da fare: per evitare le distrazioni derivanti dall’essere a casa, fissa i tuoi obiettivi lavorativi in una lista e assicurati di averli raggiunti a fine giornata.
  • Prenditi delle pause per rilassarti: in più fai pausa pranzo nelle stesse ore che osservavi in ufficio se può aiutarti a mantenere un equilibrio.
  • In ultimo, utilizza gli strumenti che ti abbiamo consigliato: perfetti per lavorare in modo smart, dalla nostra soluzione per il deployment dei tuoi software alla chat aziendale, testa queste innovative tecnologie collaborative per massimizzare il tuo rendimento e operatività.

Se l’iniziativa Solidarietà Digitale ha dato l’opportunità di sfruttare la tecnologia e l’innovazione informatica per ottimizzare lo smart working, vi invitiamo a raccogliere la sfida per rivoluzionare il modo di lavorare già da oggi.

Foto Manager Elena Parise
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Note sull'autore
Marketing Assistant - Appassionata di scrittura e social media, crede fortemente nell’influenza positiva del digitale e della comunicazione nella vita quotidiana. In Shellrent supporta le imprese nell’identificazione delle soluzioni più adatte in materia di hosting, cloud e infrastrutture IT.
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