Posta elettronica certificata – PEC

La casella pec, ovvero posta elettronica certificata, è uno strumento abilitato all’invio e alla ricezione di documentazione elettronica con valore legale, equiparato alla Posta Raccomandata con ricevuta di ritorno (A/R).
Essa non è da considerarsi uno strumento di conservazione dei messaggi che veicola.
Il gestore di Pec, infatti, non è obbligato ad archiviare il contenuto dei messaggi, ma semplicemente i dati relativi ai messaggi inviati e ricevuti, ovvero i log che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo univoco della mail e l’oggetto, ma non il contenuto del messaggio e ciò per soli trenta mesi (cfr. D.P.R. n. 68/2005).
Lo spazio che viene concesso ad ogni casella pec serve esclusivamente a conservare i messaggi momentaneamente, ma non può essere considerato un effettivo spazio di conservazione reso obbligatorio dall’ art. 2214 c.c.

La casella pec dunque non può essere utilizzata quale mezzo sicuro di archiviazione dei messaggi, in quanto la legge non la legittima a tale uso.
Per le aziende che hanno necessità di conservare uno storico dei messaggi di posta elettronica certificata, diventa fondamentale ricorrere ad un servizio di conservazione sostitutiva pec che permetterà di gestire in sicurezza la corrispondenza certificata.

Perché è importante possedere uno spazio di archiviazione dei messaggi elettronici?
La modalità di conservazione delle comunicazioni elettroniche è stata definita dal DPCM 03 dicembre 2013 (www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_protocollo.pdf
) pubblicato in data 12 marzo 2014, in esso sono contenute le “Regole tecniche” in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, 43, 44, 44-bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Le pec hanno valore legale solo se mantenute in formato elettronico. Una comunicazione inviata tramite pec e stampata non può essere considerata comprovante in alcun tribunale.
Diventa così necessario adottare un sistema idoneo alla conservazione digitale che salvi i messaggi in uno specifico formato, il MIME, e che apponga una marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione, come previsto dalla delibera n. 11/2004 del CNIPA.