La fatturazione elettronica è ormai obbligatoria per differenti categorie di aziende. Dapprima era sufficiente una fattura fiscale cartacea, tuttavia per limitare quanto più possibile pratiche scorrette, si è pensato di passare alla modalità elettronica.
Adottata dalla maggior parte delle aziende resta discrezionale per le categorie che trattano dati sensibili come i medici che, per motivazioni di riservatezza e privacy per i pazienti, sono esentati dall’uso della fatturazione elettronica.
Nell’articolo troverai una panoramica di programmi per fatturazione elettronica.
Indice dei contenuti:
Cos’è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un documento totalmente digitale, con valore identico a quello della fatturazione cartacea, nonché con gli stessi dati da inserire. La fatturazione elettronica ha un vantaggio davvero notevole: non ci sarà la necessità di stamparla, proprio perché arriverà direttamente nel libretto fiscale dell’azienda oppure della persona a cui è riferita.
La fatturazione elettronica è stata resa obbligatoria a partire dal 2019 e, da allora, è necessario possedere un software per la fatturazione per l’emissione: questi possono essere sia a pagamento sia gratuiti. Nel primo caso ci sarà ovviamente una maggiore possibilità di personalizzazione, proprio perché vengono realizzati ad hoc per servire al meglio l’azienda. Ciò non toglie però che quelli gratuiti siano altrettanto validi e funzionali, così come avremo modo di analizzare nel corso dell’articolo.
La fatturazione elettronica avviene in un formato particolare, proprio per poter arrivare in pochissimi attimi nel libretto fiscale di chi la deve ricevere. Oltre ad avere quindi un formato in PDF, utile anche come promemoria, si andrà a generare il formato XML; questo giungerà direttamente al sistema di Interscambio, dove verrà sottoposto ad alcuni controlli prima di terminare nelle mani del destinatario.
Come si emette una fattura elettronica conforme alle leggi attuali?
Emettere una fattura elettronica non è affatto complesso in relazione alle leggi attuali. Questo processo deve essere effettuato tramite il programma di fatturazione seguendo l’iter di compilazione e inserendo alcuni dati aggiuntivi relativi alla consegna digitale della fattura in formato XML.
Quali sono i requisiti di una fattura elettronica?
Sono diversi i requisiti che una fattura elettronica deve possedere per poter essere a norma di legge, in modo tale anche da poter superare i controlli necessari per essere poi inserite nel cassetto fiscale del ricevente.
In primo luogo occorre specificare che tutti i dati di una fattura elettronica non possono essere modificati successivamente all’effettuazione della stessa; ciò è anche utile per una questione fiscale, per poter evitare delle contraffazioni. A tale scopo, è necessario che nella fattura siano specificati il giorno e l’orario in cui questa è stata realizzata.
Un’altra caratteristica che deve necessariamente possedere la fatturazione elettronica è data dalla firma del titolare della partita IVA.
Requisito importantissimo della fattura elettronica è anche il formato che deve essere XML, in modo tale da poter essere inserita, a seguito dei controlli del sistema di Interscambio, nel libretto fiscale del ricevente, semplicemente sfruttando il codice della PEC e il destinatario.
Come si può sapere se la fattura elettronica è andata a buon fine?
Il software utilizzato, se di ottima qualità, notifica dei messaggi relativi alla consegna della fattura elettronica. Si può quindi avere una notifica di scarto, qualora vi fossero delle problematiche relative alla compilazione dei dati, oppure di consegna, qualora tutto fosse andato a buon fine.
I migliori software per la fatturazione elettronica
Andiamo quindi ad analizzare alcuni dei principali dettagli in merito ai software per la fatturazione elettronica gratuiti; questi sono estremamente validi e funzionali e decisamente perfetti per tutti coloro che sono alle prime armi. Allo stesso modo, rappresentano anche strumenti utili alle aziende che hanno intenzione di sfruttare al meglio gli open source che abbiamo tutti noi a disposizione.
Fattura24
È un gestionale semplice con servizi di fatturazione elettronica in cloud (solo da browser e app) certificato ISO9001:2015; l’interfaccia grafica è semplice, facile e veloce a vantaggio dell’esperienza utente; più di 20 report completi e comprensibili. Le recensioni su Trustpilot e Google reviews & ratings premiano l’Assistenza Clienti. La roadmap sul prodotto derivata in parte dalle esigenze dei clienti.
Invoicex
Questo software è un opensource, dunque è totalmente gratuito e prevede la realizzazione di fatture in maniera semplice e veloce. L’interfaccia del programma è inoltre perfetta per tutti coloro che non hanno delle particolari competenze dal punto di vista tecnologico, essendo piuttosto intuitiva. Invoicex è presente per ogni sistema operativo di PC, dunque è davvero versatile.
KSFattura
Questo programma è utile proprio perché si effettua una vera e propria procedura guidata, in modo tale da poter effettuare il processo in tempi brevissimi. È totalmente in italiano e si può scaricare direttamente dal sito web ufficiale.
Microfatture
Il software in questione è gratuito e non occupa molto spazio sui pc in cui è installato. Grazie alla sua interfaccia semplice, l’utilizzo è ideale anche per tutti coloro che non hanno delle particolari competenze dal punto di vista tecnologico. Non ha molte possibilità di personalizzazione, tuttavia è ottimale per tutti coloro che hanno il solo bisogno di effettuare le fatture commerciali.
Phasis
Anche in questo ultimo caso ci riferiamo ad un open source, modificabile e personalizzabile tramite delle competenze a livello informatico. In questo caso si avrà anche modo di sfruttare il gestionale per poter avere una migliore gestione del magazzino e dei clienti.
Shellrent – Fattura elettronica
In Shellrent abbiamo realizzato un software di fatturazione elettronica per gestire in modo completo tutti i documenti, gratuito per i primi 12 mesi.
Potrai controllare l’intero processo di fatturazione da un’interfaccia intuitiva:
- Creare i documenti in formato XML
- Caricare i documenti in un unico upload
- Effettuare l’invio direttamente allo SdI dell’Agenzia delle Entrate
- Ricevere tutte le fatture a te intestate
- Monitorare lo stato dei documenti
- Garantire l’accesso a utenti terzi
Potrai anche avere accesso alle API per la gestione del servizio di Fattura Elettronica. Questo consentirà ai clienti di comunicare in modo automatico con l’applicazione, ad esempio per integrare le informazioni in modo automatico nel proprio gestionale aziendale. Le API saranno integrate nel sistema esistente di API del Manager. In particolare, il cliente potrà:
- Ottenere l’elenco e i dettagli salienti delle fatture di vendita
- Ottenere i file XML/p7m e PDF di una fattura di vendita
- Ottenere l’elenco e i dettagli salienti delle fatture di acquisto ricevute in piattaforma
- Ottenere i file XML/p7m e PDF di una fattura di acquisto ricevuta in piattaforma
