La netiquette per una firma email perfetta

Anche la firma di una email ha la sua netiquette, ovvero l’insieme delle regole ideali per comunicare la propria identità su Internet. Non vi sono, ovviamente, delle regole universali a cui attenersi, è forse più corretto parlare di linee guida che spaziano da aspetti prettamente pratici (l’uso dell’ortografia e della punteggiatura, ad esempio) all’uso di un linguaggio e tono consono nelle comunicazioni online.

In questa breve guida vedrai quali punti occorre tenere in considerazione per la realizzazione di una firma perfetta. Diventa allora importante non solo creare un contenuto che veicoli il giusto messaggio, ma comunicare professionalità anche attraverso la firma in calce all’email, la quale funge da biglietto da visita.

L’email rappresenta uno strumento fondamentale per la comunicazione. Presto detto perché una firma ben realizzata e un indirizzo mail personalizzato non solo forniscono le principali informazioni sulla tua attività, ma riflettono anche la tua professionalità.

La forma

La firma di una email deve comunicare in maniera sintetica: chi è il mittente, ruolo e azienda per la quale lavora e i riferimenti per contattarlo. In sintesi, ecco la netiquette ideale:

• nome e cognome
• ruolo aziendale
• nome azienda
• indirizzo dell’azienda
• recapiti telefonici

Evita di sovraccaricare la firma con troppi elementi grafici o informazioni eccessive. Un layout semplice, accompagnato da un testo disposto massimo su 5 righe, avrà un impatto più professionale.

Assicurati di utilizzare un carattere e una dimensione del testo che siano coerenti con il resto dell’email per creare un aspetto uniforme e professionale.

Per conferire un tocco personale alla firma della tua email, puoi aggiungere il logo dell’azienda: anche in questo caso, assicurati sia di dimensioni appropriate e di buona qualità.

Il contenuto

Come detto, la netiquette di una firma prevede l’inclusione del proprio nome e cognome (salvo casi particolari), il ruolo che ricopri, il nome e l’indirizzo dell’azienda.

Fondamentali sono i recapiti telefonici, fisso e/o mobile, ricordando di inserire il prefisso internazionale se ti relazioni col mercato estero.

Puoi inserire anche i tuoi riferimenti social media, LinkedIn può essere molto apprezzato poiché dà maggiori informazioni sulla tua professionalità (purché il tuo profilo sia sempre aggiornato).

Inserisci un disclaimer qualora la tua attività lo richieda, potrebbe essere una dichiarazione di riservatezza o un avviso legale. Tuttavia, assicurati che non diventi troppo invasivo e sia coerente con il layout della firma.

Pubblicizzare i propri servizi nell’email?

A seguito della tua firma puoi anche inserire in collegamento ad un servizio che offri.

Non inserire tutti i servizi, ma solo quello che pensi sia utile per il destinatario della mail. Non risultare fuorviante o permettergli di pensare che ricerchi solamente una relazione limitata alla vendita. Lo scopo è stimolare l’interlocutore, metterlo a conoscenza di ciò che offri e creare un rapporto commerciale profittevole nel lungo periodo.

Prima di iniziare ad utilizzare la tua nuova firma, ricorda di fare qualche test inviando email di prova a diversi client, come Outlook, Gmail, Yahoo, al fine di verificare che venga visualizzata correttamente e della giusta formattazione sia da desktop che da dispositivi mobile.

Consigli per creare una mail impeccabile

Il primo vantaggio dell’email è quello di poter comunicare velocemente e a più persone contemporaneamente, ma il grande limite è che ciò che scriviamo può essere molte volte frainteso.

Di seguito 15 punti che possono aiutarti a scrivere un’email impeccabile:

1. Dai un’ultima letta prima di inviare un’email, onde evitare errori ortografici imbarazzanti, ripetizioni e per assicurarti che il messaggio renda ciò che vuoi dire.
2. Non dimenticarti il “Rispondi a tutti”! Rispondere è bene, rispondere a tutti è meglio!
3. Non essere prolisso, un’email con poco testo, breve e concisa è sempre la cosa migliore.
4. Se devi rispondere ad una richiesta fatta, riprendi sempre il testo dell’email precedente per dare continuità al discorso.
5. Metti sempre l’oggetto, che, anche se molto breve, deve sempre rendere l’idea del contenuto dell’email. Se non è così potrebbe anche venir cestinata.
6. Prima di inoltrare un’email assicurati di cancellare il testo che non vuoi che il destinatario legga (o anche l’indirizzo di chi te l’ha inviata). Questa è fra le prime cause di brutte figure.
7. In caso di dubbio, invia semplici messaggi di testo, senza ghirigori o HTML.
8. Fai sapere che l’email che hai ricevuto è stata letta. Spesso le persone si chiedono se il loro messaggio è arrivato o se è finito in spam. Sollevale da ogni dubbio.
9. Se devi mandare un allegato, scrivilo sempre nel messaggio testuale, in modo da accorgertene in caso ti dimenticassi di allegare il file.
10. Rispetta la sintassi anche nelle email. Sono comunicazioni veloci, ma non per questo devono essere poco curate.
11. Non utilizzare acronimi come se piovesse! Aiutati con quelli più diffusi come CVD (Come volevasi dimostrare), ma prediligili per comunicazioni fra colleghi non con clienti o fornitori.
12. Ridimensiona le immagini se devi inserirle nel corpo di una email.
13. Metti sempre la tua firma in calce, dà l’idea di serietà e professionalità.
14. Comprimi i file prima di inviarli.
15. Assicurati di utilizzare un antivirus, in modo da non veicolare malware, diventando un tramite per lo spam.

Rendi la tua email riconoscibile e professionale

L’indirizzo di posta elettronica è davvero fondamentale se vuoi dare credibilità e professionalità alle tue comunicazioni. Se il mittente possiede una email poco attendibile, la possibilità che i suoi messaggi vengano aperti è alquanto bassa.

Un buon modo per ovviare a queste criticità è quello di creare una email associata al tuo nome di dominio: registra il tuo dominio, scegli il servizio Hosting Mail e procedi con la creazione delle caselle di posta.

Inoltre, se vuoi assicurarti che le tue email arrivino effettivamente alla casella di destinazione, è importante che il destinatario possa verificare in modo sicuro l’autenticità del mittente e la legittimità della comunicazione, evitando che venga marcata come spam. Puoi migliorare il rating di consegna con un servizio dedicato e limitare il rischio che le tue email finiscano tra la posta indesiderata.