Anche la firma di una email ha la sua netiquette, ovvero l’insieme delle regole ideali per comunicare la propria identità su Internet. Non vi sono, ovviamente, delle regole universali a cui attenersi, è forse più corretto parlare di linee guida che spaziano da aspetti prettamente pratici (ortografia e punteggiatura, ad esempio) all’uso di un linguaggio e tono consono nelle comunicazioni online.
In questa breve guida, elenchiamo quali punti occorre tenere in considerazione per la realizzazione di una firma perfetta. Diventa allora importante non solo creare un contenuto che veicoli il giusto messaggio, ma comunicare professionalità anche attraverso la firma in calce all’email, la quale funge dabiglietto da visita.
L’email rappresenta uno strumento fondamentale per la comunicazione. Presto detto perché una firma ben realizzata e una mail con dominio personalizzato non solo forniscono le principali informazioni sulla tua attività, ma riflettono anche la tua professionalità.
L’indirizzo di posta elettronica è davvero fondamentale se vuoi dare credibilità e professionalità alle tue comunicazioni. Se il mittente possiede una email poco attendibile, la possibilità che i suoi messaggi vengano aperti è alquanto bassa.
Un buon modo per ovviare a queste criticità è quello di creare una email associata al tuo nome di dominio: registra il tuo dominio, scegli il servizio Hosting Mail e procedi con la creazione delle caselle di posta.
Indice dei contenuti:
La forma
La firma di una email deve comunicare in maniera sintetica: chi è il mittente, qual è il ruolo e l’azienda per la quale lavora e i riferimenti di contatto. In sintesi, ecco la netiquette ideale:
- nome e cognome
- ruolo professionale
- nome azienda
- indirizzo dell’azienda
- recapiti telefonici
Il consiglio è quello di limitare la netiquette alle informazioni appena elencate, senza sovraccaricare la firma con elementi grafici o dati eccessivi. Un layout semplice, accompagnato da un testo disposto massimo su 5 righe, avrà un impatto più professionale.
Assicurati di utilizzare una formattazione del testo (carattere e dimensione) coerentecon il resto dell’email per creare un aspetto uniforme.
Per conferire un tocco professionale alla firma, puoi aggiungere il logo dell’azienda: anche in questo caso, assicurati sia di dimensioni appropriate e che l’immagine sia di buona qualità.
Il contenuto
Come detto, la netiquette di una firma prevede l’inclusione del proprionome e cognome (salvo casi particolari), il ruolo che ricopri, il nome e l’indirizzo dell’azienda.
Fondamentali sono i recapiti telefonici, fisso e/o mobile, ricordando di inserire il prefisso internazionale se sviluppi relazioni col mercato estero.
Puoi inserire anche i tuoi riferimenti social media; LinkedIn, ad esempio, può essere molto apprezzato poiché offre informazioni sulla tua professione e relative competenze (purché il tuo profilo sia sempre aggiornato).
Inserisci un disclaimer qualora la tua attività lo richieda, potrebbe essere una dichiarazione di riservatezza o un avviso legale. Tuttavia, assicurati che non diventi troppo invasivo e sia coerente con il layout della firma.
Infine, qualora includessi dei link, effettua regolarmente un check per verificare che siano funzionanti.
Prima di iniziare ad utilizzare la tua nuova firma, ricorda di fare qualche test inviando email di prova a diversi client, come Outlook, Gmail, Yahoo, al fine di verificare che venga visualizzata correttamente e della giusta formattazione sia da desktop che da dispositivi mobile.
Come creare una email impeccabile
Il primo vantaggio dell’email è quello di poter comunicare velocemente e a più persone contemporaneamente, ma il grande limite è che ciò che scriviamo può essere molte volte frainteso.
Di seguito 15 punti che possono aiutarti a scrivere un’email impeccabile:
- Se vuoi assicurarti che le tue email arrivino effettivamente alla casella di destinazione, è importante che il destinatario possa verificare in modo sicuro l’autenticità del mittente e la legittimità della comunicazione, evitando che venga marcata come spam. Se utilizzi un servizio di posta elettronica di Shellrent, puoi migliorare il rating di consegna attivando Mail Protection e limitare il rischio che le tue email finiscano tra la posta indesiderata.nte alla casella di destinazione, è importante che il destinatario possa verificare in modo sicuro l’autenticità del mittente e la legittimità della comunicazione, evitando che venga marcata come spam. Puoi migliorare il rating di consegna con un servizio dedicato e limitare il rischio che le tue email finiscano tra la posta indesiderata.
- Con la diffusione dell’intelligenza artificiale, chiedi supporto a ChatGPT, Gemini o Copilot effettuando i giusti prompt. Ricorda, però, di rileggere il contenuto della mail e modificarlo per rendere il testo personalizzato.
- Prima di inviare una email, rileggila onde evitare errori ortografici imbarazzanti, ripetizioni e per assicurarti che il messaggio renda ciò che vuoi dire.
- Non dimenticarti il “Rispondi a tutti”! Rispondere è bene, rispondere a tutti è meglio!
- Se possibile, non essere prolisso. Un’email breve e concisa è sempre la cosa migliore.
- Se devi rispondere ad una richiesta fatta, riprendi sempre il testo dell’email precedente per dare continuità al discorso.
- L’oggetto della mail dev’essere coerente con il suo contenuto.
- Prima di inoltrare un’email assicurati di cancellare il testo che non vuoi che il destinatario legga (o anche l’indirizzo di chi te l’ha inviata).
- In caso di dubbio, invia semplici messaggi di testo, senza ghirigori o HTML.
- Fai sapere che l’email che hai ricevuto è stata letta. Spesso le persone si chiedono se il loro messaggio è arrivato o se è finito in spam. Sollevale da ogni dubbio.
- Se devi inviare un allegato, scrivilo sempre nel messaggio testuale, in modo da accorgertene in caso ti dimenticassi di allegare il file.
- Non utilizzare acronimi come se piovesse! Aiutati con quelli più diffusi come CVD (Come volevasi dimostrare), ma prediligili per comunicazioni fra colleghi non con clienti o fornitori.
- Ridimensiona le immagini se devi inserirle nel corpo di una email.
- Metti sempre la tua firma in calce, dà l’idea di serietà e professionalità.
- Assicurati di utilizzare un valido software Antivirus, in modo da non veicolare malware, diventando un tramite per lo spam.