Sin dalla sua introduzione, la PEC ha avuto un effetto dirompente nella comunicazione online affermandosi come uno strumento leva per garantire la sicurezza e l’integrità dei messaggi elettronici tra privati, aziende e pubblica amministrazione, espandendosi anche oltre i nostri confini nazionali.
Infatti, con la definizione a giugno 2022 dello standard ETSI EN 319 532-4, la PEC è diventata europea, prevedendo due step di adeguamento delle caselle esistenti: il riconoscimento del titolare della PEC e l’attivazione della verifica in 2 passaggi.
Per approfondire: PEC europea: come adeguare la posta certificata allo standard ETSI
In questo approfondimento, scopriremo cos’è la PEC nel dettaglio, come funziona e quali sono i passaggi per attivarla.
Indice dei contenuti:
Cos’è la PEC?
PEC, acronimo di posta elettronica certificata, è un sistema che offre garanzie legali equiparabili a quelle della raccomandata con ricevuta di ritorno, ma con i vantaggi tipici delle comunicazioni digitali. La PEC garantisce la riservatezza e l’integrità dei messaggi, impedendo la loro alterazione o intercettazione durante il trasferimento. Inoltre, come appena sottolineato, offre un meccanismo di tracciamento che consente di avere una prova legale dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, fornendo così una valida documentazione per eventuali controversie.
Nata in Italia nel 2005, la PEC è stata introdotta per semplificare e digitalizzare i rapporti con enti pubblici, aziende e professionisti, garantendo sicurezza, tracciabilità e autenticità dei messaggi. Questo innovativo strumento è il risultato di un’iniziativa legislativa italiana, che per prima ha reso obbligatorio il suo utilizzo in diversi ambiti, trasformandola in un modello all’avanguardia nel panorama internazionale.
Come si fa ad aprire una PEC
Per aprire una PEC è necessario rivolgersi a un provider che fornisce questo servizio, e tra questi Shellrent. La procedura di attivazione è semplice: seleziona la PEC desiderata, scegli il nome della casella e inserisci i dati del titolare per completare l’operazione.
La PEC può essere utilizzata sia attraverso la webmail, sia configurando un client di posta elettronica come Outlook.
Che differenza c’è tra una PEC e una mail?
A differenza della posta elettronica tradizionale, che non ha valore legale, la PEC è un sistema di comunicazione certificata che garantisce la prova dell’invio e della ricezione di un messaggio, equiparandola a una raccomandata con ricevuta di ritorno. Offre una maggiore sicurezza, tracciabilità e validità giuridica ai messaggi scambiati.
Il servizio di posta elettronica certificata è studiato per rilasciare al mittente una ricevuta di accettazione da parte del sistema, contenente un codice univoco identificativo della comunicazione (proprio come avviene al momento dell’accettazione di una raccomandata da parte delle Poste), garantendo in tal modo l’autenticità del messaggio che si sta inviando.
Al momento della ricezione da parte della casella PEC del destinatario, il sistema elaborerà una seconda ricevuta (di avvenuta consegna) che attesterà la correttezza del procedimento, nonché la ricezione da parte del soggetto a cui era destinata la mail certificata.
Nel caso in cui la casella di posta del destinatario non fosse raggiungibile, in quanto non più in uso da parte del mittente o non utilizzabile a causa di altri eventuali problemi tecnici non legati al servizio PEC, il gestore della Posta Elettronica Certificata del mittente trasmetterà a quest’ultimo un avviso di mancata ricezione da parte del destinatario della comunicazione inoltratagli.
Vantaggi della PEC
La certezza del contenuto
La posta elettronica certificata è un servizio avente carattere legale, ciò significa che per garantire la sicurezza delle informazioni trasmesse attraverso questo metodo è necessario avere la certezza che quanto trasmesso non sia in alcun modo alterabile da soggetti terzi.
I protocolli di sicurezza riguardano proprio questo aspetto: rendono immodificabile non solo il testo del messaggio, ma anche gli eventuali allegati trasmessi via PEC.
Occorre considerare che il servizio di posta elettronica certificata è rilasciato da Enti certificati, i quali dovranno non solo garantire il corretto funzionamento del servizio, ma anche l’autenticità dei titolari delle caselle PEC, facendo loro sottoscrivere dei contratti ad hoc, oltre a richiedere, agli stessi, i documenti identificativi dei soggetti a cui verrà collegata la casella PEC.
Da alcuni anni, i professionisti iscritti ad Albi o Collegi (avvocati, medici, geometri, ingegneri, ecc.), le imprese, le società e le ditte iscritte al Registro delle Imprese sono obbligate al possesso di una casella PEC.
Tale obbligo è stato imposto soprattutto per ridurre i tempi di espletamento delle procedure amministrative, oltre a limitare il numero degli errori cui gli operatori potrebbero incorrere durante la fase di notifica di un atto.
La dematerializzazione dei processi ha quindi comportato non solo una riduzione dei tempi, ma una maggiore rapidità nelle comunicazioni, rapidità resa certa e sicura dal servizio telematico offerto dai Gestori delle PEC attraverso i protocolli di sicurezza appositamente studiati.
Il valore legale
L’inoltro di una PEC dispone di una ricevuta di avvenuta accettazione da parte del Gestore della casella PEC del mittente, ricevuta riportante la data e l’ora esatta di trasmissione e di ricezione (nel caso della ricevuta di avvenuta consegna).
Le caratteristiche tecniche di cui è dotata di una casella di posta elettronica certificata consentono di rendere la comunicazione opponibile a terzi dell’avvenuta consegna. Il valore legale della PEC è disciplinato e dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 emesso l’11 febbraio 2005.
Oltre alle comunicazioni trasmesse dai vari soggetti provati, la casella di posta elettronica certificata può essere utilizzata anche per la ricezione degli atti giudiziari, pertanto, in caso di vertenze dinanzi agli Orani giudicanti, il convenuto potrebbe ricevere la notifica di un verbale o atto direttamente sulla sua casella PEC.
Quali documenti possono essere trasmessi con la PEC?
Come abbiamo detto, la Posta Elettronica Certificata è un servizio garantito, sia sotto l’aspetto tecnico, sia sotto quello legale.
In ambito legale, occorre ricordare che i professionisti e le aziende sono tenute al possesso di una casella di posta elettronica certificata, presso la quale ricevere comunicazioni ufficiali aventi le medesime caratteristiche di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento.
Ad ogni modo, non vi è un limite di utilizzo della PEC, ciò significa che tramite la stessa potranno essere inoltrate e ricevute anche semplici comunicazioni, definite interlocutorie. La PEC non è altro che una casella di posta elettronica, leggermente potenziata: ovvero dotata di protocolli che rendono più sicura la trasmissione dei messaggi in essa contenuta.
Attraverso la casella PEC il mittente potrà inoltrare qualsiasi tipo di comunicazione con qualsiasi tipo di allegato, utilizzandola per:
- Inoltrare comunicazioni e documenti alla Pubblica Amministrazione
- Partecipare a gare d’appalto
- Trasmettere le buste paga ai propri dipendenti
- Convocare assemblee sociali
- Comunicare la disdetta di un contratto
- Trasmettere circolari e direttive agli organi della società
PEC e domicilio digitale: di cosa si tratta?
Il 6 luglio 2023, è entrato a pieno regime l’INAD, ovvero l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali. Si tratta di una sorta di elenco contenente gli indirizzi PEC degli utenti che decidono di eleggere la loro posta elettronica certificata a domicilio digitale per ricevere tutte le comunicazioni della Pubblica Amministrazione.
Atti, notifiche e, in generale, comunicazioni con valore legale: il privato che sceglie di iscrivere la propria PEC sull’indice, riceverà direttamente nella casella di posta i messaggi della PA.
L’INAD, inoltre, è un registro consultabile. Inserendo il codice fiscale della persona di cui si vuol conoscere il domicilio legale si verrà a conoscenza dell’indirizzo PEC.
